Pályázat készítés, prezentáció
- Pályázati dokumentáció összeállítása, kivitelezése, benyújtása
- Reklám- és tájékoztató anyagok gyűjtése
- Bizottsági ülésen történő prezentáció
Helyszín kiválasztás, foglalás
- Legelőnyösebb helyszín felkutatása az igények és a költségvetés figyelembevételével
- Plenáris és szekció termek biztosítása
- Kiállítási terület, parkolás
- Catering, ruhatár, regisztráció, egyéb kiszolgáló helyiségek és területek megtervezése
- Az adott rendezvényhez megfelelő bútorzat és egyéb berendezések biztosítása
Design, nyomdai munkák, postázás
- Logo- és arculat-tervezés
- Kiadványok (körlevelek, plakát, programfüzet, absztrakt kötet, proceedings, jegyek, meghívók, CD), tervezése, összeállítása, nyomdai kivitelezése, majd postázása
- A rendezvény honlapjának létrehozása, folyamatos karbantartása
- Helyszín és előadótermek „felöltöztetése” a rendezvény arculatához igazodva
- Címlisták összeállítása, kezelése
Absztraktok és előadások kezelése
- Absztraktok on-line fogadása
- Adatbázis készítés
- Bírálók hozzáférése az előadások kivonatához
- A bizottsági tagoknak anonim és egyéb elbírálás lehetősége interneten keresztül
- Listák készítése, különböző szűrési lehetőségek
- Előadók kiértesítése, üléselnökök felkérése
- Tudományos program végleges formába öntése
- Absztrakt-kötet összeállítása, kivitelezése
Egyéni és csoportos regisztráció
- On-line és papír alapú regisztráció
- Jelentkezések feldolgozása, számítógépes nyilvántartás
- Listák, statisztikák készítése
- Visszaigazolás küldés
- Levelezés, folyamatos kapcsolattartás a résztvevőkkel
- Szállásigények kezelése
- Társasági és kísérő programokra jelentkezések nyilvántartása
- Étkezési szokások nyilvántartása (vegetáriánus, kóser, egyéb)
- Pénzügyi tranzakciók intézése, számlázás, begyűjtés (hitelkártyás és hagyományos fizetési módok)
- Konferenciaanyag személyre szóló összeállítása
- Csoportos regisztráció, szobablokkok foglalása és kezelése, csoportos számlázás
Szállodai szolgáltatás
- Egyéni és csoportos szállásfoglalás különböző kategóriájú szálláshelyeken (közvetett vagy közvetlen elektronikus úton)
- Speciális igények kezelése
- Folyamatos kapcsolattartás a résztvevőkkel, szállodákkal, visszaigazolások intézése
- Szálláslisták készítése
- Szálláselőlegek beszedése, végszámlák kiállítása
Társasági programok
- Helyszínfoglalás
- A helyszín berendezése, kreatív, dekoráció-kivitelezés
- Étkezés megszervezése
- Fény- és hangtechnika biztosítása
- Kulturális, zenei, szórakoztató műsorszámok összeállítása, szervezése
- Forgatókönyv készítés
- Hostessek, hivatásos műsorvezetők szerződtetése
- Transzfer biztosítása
Fakultatív programok
- Személyre szabott kulturális, zenei, sport stb. programok, városnézés, történelmi és turisztikai kirándulások, túrák szervezése (kor, érdeklődési kör, kultúra, egyéb szempontok figyelembevételével)
- Idegenvezetők szerződtetése
- Transzfer biztosítása
- Étkezés megszervezése
- Igény esetén szállásfoglalás, koordinálás
Kiállítás, szponzoráció ügyintézése
- Kiállító és szponzorszerzés kapott lista, ill. saját kapcsolatok alapján
- A konferenciához kapcsolódó reklámtevékenység teljes körű koordinálása
- Folyamatos kapcsolattartás, levelezés a támogatókkal
- Információs anyagok, tájékoztatók, katalógusok, alaprajzok készítése, terjesztése
- Beérkező igények nyilvántartása, koordinálása
- Kiállítás hely-, bútor-, szőnyeg-, energia- és egyéb igényeinek kielégítése, alvállalkozók bevonásával
- Egyéni kívánságok figyelembevétele
- Logisztikai szervezés
- Számlázás, pénzügyi ügyintézés
Helyszíni szolgáltatások – személyi feltételek biztosítása
- Regisztráció, konferenciaanyagok kiosztása
- VIP személyek, előadók segítése
- Tolmácsok, fordítók koordinálása
- Repülőtéri és egyéb transzferek megszervezése, összehangolása, hostessek biztosítása
- Résztvevők, kiállítók, standok őrzése – biztonságtechnikai céggel is
- Irányító táblák és tájékoztató anyagok kihelyezése
- Konferencia- és rendezvénytermek berendezése, felügyelete
- Hang-, fény-, vetítés-, internet- és tolmácstechnika koordinálása
Pénzügyi menedzsment
- Költségvetés készítése
- Igény esetén egyes költségek előfinanszírozása
- Elkülönített folyószámlák vezetése
- Részvételi, szállás- és szponzori díjak kiszámlázása, beszedése
- Pályázatok teljes körű intézése
- Pályázatok, támogatások díjainak beszedése
- Megbízóknak végleges elszámolás, értékelés, megadott szempontok alapján statisztikák készítése
